Jumat, 08 Juni 2012

Microsoft Word 2007 dan Microsoft Excel 2007

1.Pengenalan Microsoft Word 2007

Microsoft Word (MS Word) merupakan program pengolah kata yang banyak dipakai saat ini dibandingkan dengan program pengolah kata lainnya, seperti WordStar, AmiPro, WordPerfect dan lain-lain. Hal ini dipengaruhi oleh faktor fasilitas yang disediakan, kemudahan dalam menggunakan, hasil yang diperoleh, tampilan yang menarik dan lain sebagainya.
Microsoft Word 2007, selanjutnya disebut Word 2007 merupakan pengembangan dari versi sebelumnya yang mengalami banyak perubahan dan perbaikan diberbagai bagian sehingga menyediakan fleksibilitas yang lebih tinggi dan menyediakan fasilitas penuh terhadap akses internet dari setiap program aplikasinya. Kemampuan dalam membuat tabel, menyisipkan program lain ke program Word 2007 dan fasilitas lainnya akan di bahas lebih lanjut.
2. MEMULAI MS WORD 2007
Word 2007 baru dapat dijalankan apabila system operasi windows telah kita aktifkan. Langkah-langkah memulai bekerja dengan Word 2007 sebagai berikut ;
1.     Aktifkan Komputer
2.     Klik tombol Start yang ada pada taskbar
3.     Muncul sejumlah menu, pilih All Programs
4.     Klik Microsoft Office
5.     Klik Microsoft Word 2007
6.     Tunggu hingga tampil layar Microsoft Word 2007 yang masih kosong. (Lihat gambar 2)
7.     Microsoft Word 2007 siap untuk digunakan.
8.     Klik Microsoft Office
3. MENU BAR
Menu Bar, berisi daftar menu yang dapat kita gunakan, dimana menu ini mempunyai sub menu masing-masing sesuai dengan fungsi dari menu induknya. Misalnya Home memiliki sub menu Clipboard, Font, Paragraph, Styles, dan Editing.
Dalam setiap sub menu terdapat berbagai icon. Untuk mengetahui nama dari icon-icon tersebut dapat dilakukan dengan mengarahkan pointer mouse pada icon yang dituju, tunggu sesaat sehingga tampil nama dari icon tersebut. Misalnya kita arahkan pointer mouse pada icon yang bergambar huruf “B” dalam sub menu Font, maka akan keluar informasi nama dari icon tersebut yaitu Bold (Ctrl+B). Ini berarti icon tersebut berfungsi untuk menebalkan huruf, sedang (Ctrl+B) menunjukkan cara lain untuk operasi menebalkan huruf tanpa klik dari mouse.
Word 2007 secara standar terdiri dari  menu Home, Insert, Page Layout, References, Mailings, Review, View, dan Add-Ins.
4. MENGAKHIRI WORD 2007
Langkah yang digunakan untuk mengakhiri word 2007 adalah:
1.     Simpan lembar kerja dengan mengklik office button (di pojok kiri atas), pilih menu Save (untuk file lama) atau Save As (untuk file baru). Word 2007 otomatis akan menyimpan file dalam versi 2007 tetapi memberikan pilihan penyimpanan lembar kerja ke dalam versi dibawahnya (word 97 – 2003) untuk memudahkan membuka file di versi word yang lain.
2.     Pilih salah satu langkah untuk mengakhiri penggunaan Word 2007 berikut ini ;
a.     Pilih dan klik Office Button à Close, atau
b.    Klik tombol Close (X) yang berada pada pojok kanan atas jendela Word, atau
c.     Pilih dan klik Office Button à Exit word
3.     Tunggu sampai jendela Word 2007 ditutup.
5. MEMBUAT DOKUMEN BARU
Sewaktu mengaktifkan program Word 2007 otomatis dibuka lembar kerja baru dengan nama document1. Untuk mengubah nama ini dapat dilakukan pada saat penyimpanan lembar kerja.
Bila ingin membuka lembar kerja baru disaat Word 2007 telah aktif untuk mengerjakan dokumen lain dilakukan dengan klik Office Button à New. Bila yang ingin dibuka adalah file yang telah tersedia dalam penyimpanan maka klik Office Button à Folder, kemudian cari dimana file yang diinginkan.

 6.Pengenalan Microsoft Excel 2007

Microsoft Excel atau Microsoft Office Excel adalah sebuah program aplikasi lembar kerja spreadsheet yang dibuat dan didistribusikan oleh Microsoft Corporation untuk sistem operasi Microsoft Windows dan Mac OS. Aplikasi ini memiliki fitur kalkulasi dan pembuatan grafik yang, dengan menggunakan strategi marketing Microsoft yang agresif, menjadikan Microsoft Excel sebagai salah satu program komputer yang populer digunakan di dalam komputer mikro hingga saat ini. Bahkan, saat ini program ini merupakan program spreadsheet paling banyak digunakan oleh banyak pihak, baik di platform PC berbasis Windows maupun platform Macintosh berbasis Mac OS, semenjak versi 5.0 diterbitkan pada tahun 1993. Aplikasi ini merupakan bagian dari Microsoft Office System, dan versi terakhir adalah versi Microsoft Office Excel 2007 yang diintegrasikan di dalam paket Microsoft Office System 2007 . [i]
Sebelum mulai memasuki pembahasan Microsoft Excel, ada baiknya kita mengenal lebih dulu bagaimana tampilan Microsoft Excel itu, beserta beberapa istilah-istilah umum yang akan digunakan

Dalam Microsoft Excel terdapat 4 komponen utama yaitu :
1.       Row Heading
Row Heading (Kepala garis), adalah penunjuk lokasi baris pada lembar kerja yang aktif. Row Heading juga berfungsi sebagai salah satu bagian dari penunjuk sel (akan dibahas setelah ini). Jumlah baris yang disediakan oleh Microsoft Excel adalah 65.536 baris.


2.       Column Heading
Column Heading (Kepala kolom), adalah penunjuk lokasi kolom pada lembar kerja yang aktif. Sama halnya dengan Row Heading, Column Heading juga berfungsi sebagai salah satu bagian dari penunjuk sel (akan dibahas setelah ini). Kolom di simbol dengan abjad A – Z dan gabungannya. Setelah kolom Z, kita akan menjumpai kolom AA, AB s/d AZ lalu kolom BA, BB s/d BZ begitu seterus sampai kolom terakhir yaitu IV (berjumlah 256 kolom). Sungguh suatu lembar kerja yang sangat besar, bukan. (65.536 baris dengan 256 kolom).
3.       Cell Pointer
Cell Pointer (penunjuk sel), adalah penunjuk sel yang aktif. Sel adalah perpotongan antara kolom dengan baris. Sel diberi nama menurut posisi kolom dan baris. Contoh. Sel A1 berarti perpotongan antara kolom A dengan baris 1.
4.       Formula Bar
Formula Bar, adalah tempat kita untuk mengetikkan rumus-rumus yang akan kita gunakan nantinya. Dalam Microsoft Excel pengetikkan rumus harus diawali dengan tanda ‘=’ . Misalnya kita ingin menjumlahkan nilai yang terdapat pada sel A1 dengan B1, maka pada formula bar dapat diketikkan =A1+B1 .

7.Menggerakkan Penunjuk Sel (Cell Pointer)


Cell Pointer berfungsi untuk penunjuk sel aktif. Yang dimaksud dengan sel aktif ialah sel yang akan dilakukan suatu operasi tertentu. Untuk menggerakan ponter dengan Mouse dapat dilakukan dengan meng-klik sel yang diinginkan. Untuk sel yang tidak kelihatan kita dapat menggunakan Scroll Bar untuk menggeser layar hingga sel yang dicari kelihatan lalu klik sel tersebut. Untuk kondisi tertentu kita lebih baik menggunakan keyboard. Berikut daftar tombol yang digunakan untuk menggerakan pointer dengan keyboard :
Tombol
Fungsi
← ↑ → ↓
Pindah satu sel ke kiri, atas, kanan atau bawah
Tab
Pindah satu sel ke kanan
Enter
Pindah satu sel ke bawah
Shift + Tab
Pindah satu sel ke kiri
Shift + Enter
Pindah satu sel ke atas
Home
Pindah ke kolom A pada baris yang sedang dipilih
Ctrl + Home
Pindah ke sel A1 pada lembar kerja yang aktif
Ctrl + End
Pindah ke posisi sel terakhir yang sedang digunakan
PgUp
Pindah satu layar ke atas
PgDn
Pindah satu layar ke bawah
Alt + PgUp
Pindah satu layar ke kiri
Alt + PgDn
Pindah satu layar ke kanan
Ctrl + PgUp
Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar berikutnya
Ctrl + PgDn
Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar sebelumnya

8.Format Worksheets

Menambahkan border dan color
Kita dapat menambahkan border pada lembar kerja kita. Caranya adalah dengan memblok terlebih dahulu cell yang akan kita beri border, kemudian  klik tombol pada tab home

Kemudian pilihlah jenis border yang diinginkan.
Microsoft Excel 2007 menyediakan pula style border yang dapat langsung kita gunakan. Untuk menggunakannya klik tombol CELL STYLES pada tab home :

MErge cells & Allign Cell Contents
Microsoft Excel juga menyediakan fasilitas merge cells dan memiliki fungsi yang sama seperti pada Microsoft word.  Klik tombol berikut pada tab home.

Dan untuk mengatur alignment klik tombol berikut :

Latihan :
Buatlah tabel seperti berikut ini :
Perhatikan susunan huruf, alignment, dan bordernya.
NIM
Nama
Pertemuan 1
Pertemuan 2
Lat1
Lat2
Postes
Lat1
Lat2
Postes
22001234
Aaaa
90
95
100
95
90
100
22001235
Mmm
85
90
88
96
85
85
22001236
Ccccc
90
85
85
95
88
85
22001237
Rrrrr
88
90
87
80
87
90
22001238
Eeee
87
85
88
85
86
85
22001239
Nnnn
99
90
80
90
85
90
22001240
Gggg
100
92
85
95
90
92
22001241
Hhhh
88
90
90
100
95
90
22001242
Kkkk
95
90
92
88
90
90
22001243
Jjjjj
90
85
88
85
100
85

      Bloklah field Nama, lalu pilih tab Home è Sort & Filter lalu pilih Sort A to Z.


Convert Text To Columns
Terkadang kita ingin memisahkan dua buah kata yang tadinya berada dalam satu cell menjadi dua cell atau lebih.  Kita dapat menggunakan Convert Text to Columns untuk memisahkan dua buah kata yang terpisahkan oleh koma, spasi, tab, dan lainnya.
Cara :
Ketiklah “pengantar komputer”  dalam sebuah cell.
Pilih tab DATA è Text to Column
Delimited dipilih jika dua buah kata tersebut dipisahkan oleh koma atau tab.
Fixed Width untuk mengeset data terpisah dengan ukuran tertentu.
Setelah finish, kita akan mendapatkan pengantar dan komputer berada pada cell yang berbeda.
HEADER & FOOTER
Seperti pada Microsoft Word, kita juga dapat menambahkan header dan footer. Caranya :
Pilih tab Insert è Header Footer
Menggunakan Rumus (Formula)
Rumus merupakan bagian terpenting dari Program Microsoft Excel , karena setiap tabel dan dokumen yang kita ketik akan selalu berhubungan dengan rumus dan fungsi. Operator matematika yang akan sering digunakan dalam rumus adalah ;

Lambang
Fungsi
+
Penjumlahan
-
Pengurangan
*
Perkalian
/
Pembagian
^
Perpangkatan
%
Persentase

Proses perhitungan akan dilakukan sesuai dengan derajat urutan dari operator ini, dimulai dari pangkat (^), kali (*), atau bagi (/), tambah (+) atau kurang (-).

9.Menggunakan Fungsi

Fungsi sebenarnya adalah rumus yang sudah disediakan oleh Microsoft Excel, yang akan membantu dalam proses perhitungan. kita tinggal memanfaatkan sesuai dengan kebutuhan. Pada umumnya penulisan fungsi harus dilengkapi dengan argumen, baik berupa angka, label, rumus, alamat sel atau range. Argumen ini harus ditulis dengan diapit tanda kurung ().

Beberapa Fungsi yang sering digunakan:
1.       Fungsi Average(…)
Fungsi ini digunakan untuk mencari nilai rata-rata dari sekumpulan data(range).  Bentuk umum penulisannya adalah  =AVERAGE(number1,number2,…), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data yang akan dicari nilai rata-ratanya.
2.       Fungsi Logika IF(…)
Fungsi ini digunakan jika data yang dimasukkan mempunyai kondisi tertentu. Misalnya, jika nilai sel A1=1, maka hasilnya 2, jika tidak, maka akan bernilai 0. Biasanya fungsi ini dibantu oleh operator relasi (pembanding) seperti berikut ;
Lambang
Fungsi
=
Sama dengan
<
Lebih kecil dari
>
Lebih besar dari
<=
Lebih kecil atau sama dengan
>=
Lebih besar atau sama dengan
<>
Tidak sama dengan
3.       Fungsi Max(…)
Fungsi ini digunakan untuk mencari nilai tertinggi dari sekumpulan data (range). Bentuk umum penulisannya adalah =MAX(number1,number2,…), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data (numerik) yang akan dicari nilai tertingginya.
4.       Fungsi Min(…)
Sama halnya dengan fungsi max, bedanya fungsi min digunakan untuk mencari nilai terendah dari sekumpulan data numerik.
5.       Fungsi Sum(…)
Fungsi SUM digunakan untuk menjumlahkan sekumpulan data pada suatu range. Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah =SUM(number1,number2,…). Dimana number1, number2 dan seterusnya adalah range data yang akan dijumlahkan.
6.       Fungsi Left(…)
Fungsi left digunakan untuk mengambil karakter pada bagian sebelah kiri dari suatu teks. Bentuk umum penulisannya adalah =LEFT(text,num_chars). Dimana text adalah data yang akan diambil sebagian karakternya dari sebelah kiri, num_chars adalah jumlah karakter yang akan diambil.
7.       Fungsi Mid(…)
Fungsi ini digunakan untuk mengambil sebagian karakter bagian tengah dari suatu teks. Bentuk umum pemakaian fungsi ini adalah =MID(text,start_num,num_chars). Artinya mengambil sejumlah karakter mulai dari start_num, sebanyak num_char.
8.       Fungsi Right(…)
Fungsi ini merupakan kebalikan dari fungsi left, kalau fungsi left mengambil sejumlah karakter dari sebelah kiri, maka fungsi mengambil sejumlah karakter dari sebelah kanan teks.. Bentuk umum penulisannya adalah =RIGHT(text,num_chars). Dimana text adalah data yang akan diambil sebagian karakternya dari sebelah kanan, num_chars adalah jumlah karakter yang akan diambil.
9.       Fungsi HLOOKUP dan VLOOKUP
Fungsi HLOOKUP dan VLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel secara horizontal (VLOOKUP) atau secara vertikal (VLOOKUP). Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah :
=HLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Row_index_num,…)
=VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_num,…)
Dari rumus diatas, dapat dilihat bahwa bedanya hanya pada nomor indeksnya saja, kalau kita pakai HLOOKUP, maka digunakan nomor indeks baris (Row_index_num), tapi kalu pakai VLOOKUP digunakan nomor indeks kolom (Col_index_num). Nomor indeks adalah angka untuk menyatakan posisi suatu kolom/baris dalam tabel yang dimulai dengan nomor 1 untuk kolom/baris pertama dalam range data tersebut.
Latihan 2 :
Untuk lebih mengerti mengenai rumus dan fungsi-fungsi di atas, perhatikan contoh kasus di bawah ini:
Buatlah tabel seperti di bawah ini pada Microsoft Excel:

A
B
C
D
E
F
G
H
I
1
DAFTAR NILAI MAHASISWA
2
SEMESTER GANJIL 2007/2008
3
UNIVERSITAS KRISTEN DUTA WACANA
4









5
 MATA KULIAH : ALJABAR LINIER






6
GROUP : C







7









8
NIM
NAMA
TGS 1
TGS 2
TTS
TAS
NILAI
KETERANGAN
9
ANGKA
HURUF
10
22074150
SHANDY GITA
90
90
40
40



11
22074151
YOHANNES PUTRA
100
90
60
45



12
22074152
RONI ANGGARA
90
80
75
65



13
22074153
GO KIEM LIONG
100
100
80
100



14
22074154
PAULA WINDY
90
80
70
80



15
22074155
FIONA ANDRIANTO
100
90
70
65



16
22074156
ROY NALDO
90
100
40
40



17
22074157
YONGKY SETIAWAN
100
90
50
25



18
22074158
MATHEUS BIMA
90
80
40
30



19
22074159
THERESIA
80
80
40
20



20
NILAI TERTINGGI





-
-
21
NILAI TERENDAH





-
-
22
RATA-RATA





-
-











Komponen nilai adalah :
1.       Tugas Sebelum TTS (TGS 1)  : 10%
2.       TTS                                                 : 40%
3.       Tugas Setelah TTS (TGS 2)    : 10%
4.       TAS                                                                : 40% +
Nilai                                               : 100%
Setelah nilai dalam bentuk angka didapatkan, maka diubah menjadi nilai huruf dengan ketentuan sebagai berikut:               
Langkah-langkahnya :
1.       Untuk mencari nilai akhir dalam angka, arahkan pointer pada sel G10, kita akan menghitung nilai(0-100) dari 4 komponen yang tersedia yaitu TGS 1, TGS 2, TTS, dan TAS. Sesuai dengan masing-masing bobot nilai, tuliskan rumus di bawah ini:
=(C10*0.1)+(D10*0.1)+(E10*0.4)+(F10*0.4)

2.       Selanjutnya untuk G11 sampai G19, tinggal copy-paste dari G10.
Jika ada yang merasa kesulitan mengcopy-paste, silahkan bertanya pada asisten.
(Hot key : Copy -> Ctrl+C  & Paste-> Ctrl V)
3.       Kemudian untuk mengetahui nilai tertinggi dari tugas 1, arahkan pointer ke C20, gunakan fungsi yang sudah disediakan di Microsoft Excel yaitu MAX(…).
=MAX(C10:C19)

4.       Selanjutnya untuk D20 sampai G20, tinggal copy-paste dari C20.

5.       Demikian juga untuk mencari nilai terendah, kita gunakan fungsi Min(…). Arahkan pointer ke C21, ketikkan rumus di bawah ini:
=MIN(C10:C20)

6.       Selanjutnya untuk D21 sampai G21, tinggal copy-paste dari C21.

7.       Untuk rata-rata gunakan fungsi AVERAGE(…), arahkan pointer ke C22.
=AVERAGE(C10:C19)

8.       Selanjutnya untuk D22 sampai G22, tinggal copy-paste dari C22.

9.       Kemudian untuk mengkonversi dari angka ke huruf, kita menggunakan fungsi logika IF(…), arahkan pointer ke H10.
=IF(G10>=85,"A",IF(G10>=70,"B",IF(G10>=55,"C",IF(G10>=40,"D","E"))))

10.   Selanjutnya untuk H11 sampai H19, tinggal copy-paste dari H10.

11.   Untuk mengisi keterangan, kita aka menggunakan fungsi logika IF(…) lagi, arahkan pointer ke I10. Lalu tulis rumus di bawah ini:
=IF(H10="A","SANGAT BAIK",IF(H10="B","BAIK",IF(H10="C","CUKUP",IF(H10="D","
KURANG","TIDAK  LULUS"))))

12.   Selanjutnya untuk I11 sampai I19, tinggal copy-paste dari I10.
Setelah selesai silakan simpan hasil kerja anda dengan nama file baru : latihan2.xls.
Ingat!! Jawaban untuk kolom NILAI harus dengan rumus fungsi diatas tidak boleh manual!!
Jika benar, maka hasilnya akan seperti ini:

A
B
C
D
E
F
G
H
I
1
DAFTAR NILAI MAHASISWA
2
SEMESTER GANJIL 2007/2008
3
UNIVERSITAS KRISTEN DUTA WACANA
4









5
MATA KULIAH : ALJABAR LINIER







6
GROUP : C







7









8
NIM
NAMA
TGS 1
TGS 2
TTS
TAS
NILAI
KETERANGAN
9
ANGKA
HURUF
10
22074150
SHANDY GITA
90
90
40
40
50
D
KURANG
11
22074151
YOHANNES PUTRA
100
90
60
45
61
C
CUKUP
12
22074152
RONI ANGGARA
90
80
75
65
73
B
BAIK
13
22074153
GO KIEM LIONG
100
100
80
100
92
A
SANGAT BAIK
14
22074154
PAULA WINDY
90
80
70
80
77
B
BAIK
15
22074155
FIONA ANDRIANTO
100
90
70
65
73
B
BAIK
16
22074156
ROY NALDO
90
100
40
40
51
D
KURANG
17
22074157
YONGKY SETIAWAN
100
90
50
25
49
D
KURANG
18
22074158
MATHEUS BIMA
90
80
40
30
45
D
KURANG
19
22074159
THERESIA
80
80
40
20
40
D
KURANG
20
NILAI TERTINGGI
100
100
80
100
92
-
-
21
NILAI TERENDAH
80
80
40
20
40
-
-
22
RATA-RATA
93
88
56.5
51
61.1
-
-